Llamamos talonario normal a una serie de documentos impresos o elementos (comandas, pedidos, albaranes, facturas, recibos, rifas, tickets, entradas, cheques, …), agrupados en un taco de un determinado número de hojas preparados para su entrega, reparto, venta o distribución.
Muchos de estos elementos también se pueden agrupar en forma de talonario autocopiativo (formularios) cuyos elementos están impresos en papel autocopiativo (original más una o varias copias).
El papel autocopiativo, autocopiante ó químico es un tipo de papel que lleva en una o en ambas caras unas microcápsulas de un agente químico que cuando entra en reacción por presión con el de la cara adyacente imprime trazos de color negro y su intensidad varía según la fuerza que se le imprima.
Los talonarios por su concepto portable deben estar impresos en un formato que resulte práctico para su uso. Lo habitual es encontrar talonarios en formatos más bien pequeños: A4, A5, A6, 100x65 mm, 120x175 mm, 110x150 mm, 210x220 mm, … aunque en realidad se pueden hacer en cualquier tamaño a medida sin ningún problema.
La impresión de los elementos impresos del talonario puede realizarse a una o dos caras y puede realizarse de alguna de las siguientes maneras:
• a color (cuatricromía)
• en negro
• a dos colores
• en colores Pantone
• una combinación de todos ellos
Este producto nos permite imprimir sobre cada una de las hojas un dato variable, que normalmente consiste en una numeración, aunque es posible imprimir también elementos tales como códigos de barras.
Existen múltiples soportes adecuados para realizar la impresión de los talonarios normales, aunque los más utilizados son los papeles offset, estucados, reciclados, verjurados, ...
Los talonarios o tacos se finalizan básicamente de dos maneras distintas:
• Encolados: Los elementos que componen el taco se unen entre sí por uno de los laterales con una cola especial para conseguir que las hojas permanezcan juntas y que a la vez sea fácil separar uno a uno los elementos del taco.
• Con grapa: Los elementos permanecen juntos en el taco gracias a una o varias grapas colocadas en uno de los laterales.
En estos casos es algo bastante habitual que el talonario o taco esté compuesto de 2 partes: una parte principal correspondiente a los elementos a entregar y otra parte denominada matriz que se conserva como justificante de entrega.
Entre ellas hay una línea de trepado o perforado, para poder arrancar el elemento principal de su matriz.
Talonario normal: normalmente lo encuadernaremos colocando a modo de cubierta una tapa simple y como base utilizaremos cartón para proteger.
Talonario autocopiativo: También puede ir con tapa y cartón simple o tapa con cartón envolvente, que sirve para colocar debajo de las hojas calcantes y poder rellenar cómodamente los datos marcando únicamente las hojas que nos interesan y protegiendo así el resto de los juegos del talonario.
Para los talonarios autocopiativos, el tipo de papel es totalmente diferente.
Autocopiativo es el término con el que denominamos al papel revestido de productos químicos que permite un autocalque en las hojas de copia de todo aquello que escribimos en la hoja original.
Es decir, está compuesto de un papel original (generalmente de color blanco) y sus respectivas copias (disponibles en colores: amarillo, azul, rosa y verde)
El papel autocopiativo dispone de 3 tipos de hojas autocopiativas diferentes:
• CB (Coated Back) o primera hoja: Hojas originales. La hoja donde escribimos los datos.
• CFB (Coated Front & Back) o segunda hoja: Hojas de copias intermedias que contienen una emulsión de microcápsulas con partículas reveladoras que reciben datos de las hojas originales y a su vez emiten datos a las copias finales. Los juegos pueden contener una o varias hojas intermedias de este tipo.
• CF (Coated Front) o tercera hoja: Hojas de copias finales. Son aquellas que únicamente reciben datos de la hoja original o de las intermedias. No tienen capacidad para transmitir datos.
Los gramajes para el papel autocopiativo son muy variados, aunque lo normal es utilizar papel autocopiativo de 60 grs. y en alguna ocasión 80 grs y 170 grs.
Para que un talonario resulte práctico es aconsejable calcular bien la cantidad de hojas que vamos a agrupar en el taco.
En los talonarios normales, lo más habitual es hacer talonarios de 25, 50 o 100 hojas agrupadas en un taco en función del gramaje que estemos utilizando.
En los talonarios autocopiativos, lo más habitual es hacer talonarios de 25, 50 o 100 juegos agrupadas en un taco.
Si el taco requiere matriz lo mejor es decantarnos por un taco grapado. En caso contrario los tacos encolados son un sistema cómodo, limpio y fácil de utilizar.
En los talonarios autocopiativos resulta conveniente estudiar el número de copias que podemos necesitar y elegir el color blanco para el original utilizando después colores diferentes para cada una de las copias.
En el caso de los elementos autocopiativos también podemos solicitar la fabricación de los juegos de copias por separado en vez de en talonarios en caso necesario (juegos sueltos).